Dicas para escolher a impressora ideal para sua empresa

A praticidade é um dos pontos mais valorizados nos ambientes corporativos, afinal, tem impacto direto no fluxo de trabalho e, consequentemente, na produtividade. Desta maneira, equipamentos que sejam capazes de contribuir com diversas tarefas de forma eficaz, como uma impressora, são de grande importância.

Desde o setor de saúde até o da engenharia e política, as impressoras fazem grande diferença nos empreendimentos, principalmente ao considerar o número de arquivos que precisam ser impressos, sendo eles predominantemente documentos e peças de comunicação visual.

Escolher o equipamento ideal pode soar complexo a princípio, porém, com as dicas adequadas, é possível garantir uma opção que garanta resultados satisfatórios para a empresa.

Quais são os principais modelos?

Antes de apresentar dicas para a seleção do equipamento certo, é interessante citar os principais modelos que podem ser encontrados no mercado para atender os mais variados segmentos. Afinal, um dos passos cruciais da aquisição é justamente conhecer as opções de maior destaque a partir do setor de atuação e necessidades da empresa.

1) Impressora jato de tinta

A  impressora jato de tinta, é considerada uma das opções mais tradicionais e, devido a sua capacidade, pode atender de um modo mais favorável pequenas empresas ou até mesmo locais que não exigem impressões constantes.

Um exemplo disso, é citar pequenas empresas de corte a laser em SP que lidam com diversos materiais para personalização e acabamento, como o papel e papelão, e exigem equipamentos para a impressão de contratos de clientes, notas fiscais, formulários e planilhas de serviços prestados, entre outras possibilidades.

Ao abordar seu funcionamento de uma forma precisa, gotículas de tinta são liberadas por intermédio das aberturas presentes nos cartuchos de tinta. De um modo geral, trata-se de um sistema que apresenta uma qualidade notável e há modelos que permitem a recarga dos cartuchos, o que pode ser viável dependendo da demanda atendida e a frequência com a qual será necessário realizar impressões.

2)  Impressora térmica

Basicamente, a impressora térmica opera por meio do aquecimento seletivo do papel termossensível, também conhecido como papel térmico. É um processo viabilizado pela fabricação do papel que apresenta uma substância química que ao ser submetida a certa temperatura, tem a cor alterada.

Essa modalidade de impressora pode ser encontrada em vários locais, geralmente utilizadas para emissão de comprovantes. Um exemplo é a impressora ECF (Emissor de Cupom Fiscal), que recebe grande visibilidade para que as transações realizadas por empreendedores tenham os documentos devidamente emitidos.

Há necessidade de que a impressora ECF esteja associada a um sistema capaz de processar os dados. Por exemplo, o emissor IF (Impressora Fiscal) é atrelado a um computador devido a necessidade de operar com um programa específico, enquanto o ECF-MR (Máquina Registradora),  apresenta um sistema de processamento interno.

Ainda mais, no que diz respeito ao suprimento, comumente uma bobina é aplicada, nesse caso, como o ribbon para impressora, também chamado de fita de transferência térmica. O ribbon apresenta uma qualidade notável para o resultado final e por isso é muito visado.

3) Impressora a laser

Esse tipo de impressora destaca-se por sua versatilidade e qualidade proporcionada para os tipos variados de papéis atendidos. Além disso, para empresas que precisam realizar uma maior quantidade de impressões, esse modelo é uma ótima opção.

Um toner é utilizado e conta com um pó que destaca-se por ser fino. Ao ser aquecido, esse suprimento adere ao papel de forma satisfatória. O mais interessante é a versatilidade dos equipamentos, com opções que podem até mesmo realizar a impressão em vinil.

Sendo assim, além de atender o dia a dia de grandes empresas que exigem equipamentos para os mais variados documentos, também pode ser aplicada em outros setores, como em gráficas para a produção de adesivo perfurado personalizado, que geralmente é composto por vinil.

4) Impressora flexográfica

A operação da impressora flexográfica tem como base a impressão de relevo, rotativo e com clichês, ou seja, placas em relevo específicas para essa finalidade. Basicamente, o que será impresso corresponde ao relevo e o local é submetido a uma tinta com secagem ágil.

A cura ocorre por meio de radiação ultravioleta, que permite um resultado mais nítido e durável. Além disso, é válido citar que a impressão UV, um termo comumente usado como referência ao processo de cura do material, tem ganhado cada vez mais espaço devido a versatilidade.

Posteriormente, o suporte, também nomeado como filme de embalagem flexível, recebe o conteúdo. A chapa aplicada para impressão pode ser usada nos mais variados materiais, desde plásticos para embalagens de produtos até papel.

5) Plotter

É um tipo de equipamento muito comum em setores como o de arquitetura e engenharia. Isso porque essa atividades exigem qualidade de impressão superior e em formatos maiores quando comparado com as opções anteriormente citadas.

Por mais que sejam impressoras que utilizam cartuchos de tinta, é válido citá-las de maneira separada devido às particularidades que apresentam em relação a tecnologia, que é considerada mais avançada devido a maior diversidade de cores atendida.

Como escolher a impressora certa?

Em um cenário marcado pela diversidade de modelos, é interessante que os profissionais tenham cautela no momento de fazer uma escolha. Naturalmente, cada corporação pode apresentar suas particularidades, mas de modo geral, os seguintes pontos devem ser considerados para escolher o equipamento:

• Frequência de uso;
• Volume de impressão;
• Qualidade almejada;
• Recursos necessários;
• Porte do empreendimento.

O volume e a frequência são dois fatores de grande influência, principalmente ao considerar que investimentos indevidos podem resultar na necessidade de adquirir rapidamente outro equipamento para atender a verdadeira demanda do local.

Dependendo da empresa, pode haver necessidade de garantir impressoras que tenham determinadas funcionalidades. Por exemplo, o papel pode ser encontrado em diferentes formatos, como o A4 e o A3, de acordo com o que será atendido pela empresa, pode ser viável assegurar um equipamento que suporte determinados formatos.

Há ainda outras funcionalidades que podem ser almejadas, como impressoras com wi-fi, copiadoras, scanner, e com envio de fax. Nessas situações pode ser melhor para alguns empreendedores investir em um equipamento multifuncional.

Por mais que o tipo de suprimento utilizado no equipamento não seja necessariamente um dos pontos de maior impacto para a decisão, é válido considerar que está diretamente ligado com os custos envolvidos e necessidades de manutenção.

Isso acontece devido ao fato de que os profissionais devem garantir a reposição adequada de opções que sejam não só de qualidade, mas realmente compatíveis com os equipamentos. É algo associado com a durabilidade, logo, ter cautela é imprescindível para evitar o uso de produtos adulterados e contra indicados pelos fabricantes.

Em meio aos resultados do uso de suprimentos indevidos, além do comprometimento da impressora ao longo do tempo, também é possível observar a perda de qualidade na impressão.

Ainda mais, o suprimento também tem impacto na qualidade obtida de acordo com algumas situações. Por exemplo, para a impressão em papel couche, a impressora a laser pode ser mais favorável devido a aderência considerável do pó na superfície desse tipo de papel.

A importância da manutenção

Todo tipo de equipamento está propenso a sofrer com desgastes ao longo do tempo ou a algum dano devido a operação inadequada ou uso de suprimento incorreto. De qualquer forma, uma das maneiras de evitar grandes prejuízos é garantir que manutenções periódicas sejam realizadas. 

A manutenção preventiva, que deve ser devidamente programada, pode variar de maneira significativa conforme o modelo da impressora. Todavia, de um modo geral, consiste na higienização, lubrificação e regulagem.

Naturalmente, é imprescindível que cada passo do processo seja realizado por profissionais especializados, pois muitas vezes há necessidade de desmontar o equipamento e, sem dúvidas, a falta de cautela pode causar disfunções.

Os intervalos entre as manutenções também apresentam variação de acordo com o tipo de equipamento e uso da empresa, mas geralmente variam de seis em seis meses ou até mesmo são marcadas anualmente.

Dessa maneira, há possibilidade de evitar manutenções frequentes. Todavia, caso alguma disfunção seja notada fora do período previsto para a manutenção preventiva, é importante recorrer o quanto antes a manutenção corretiva, principalmente para evitar o agravamento e consequentemente, prejuízos maiores.

Com as informações apresentadas neste artigo, é possível observar que é importante identificar qual equipamento reúne um maior potencial e faz mais sentido na rotina de casa empresa e tem a capacidade de otimizar os recursos financeiros, de maneira mais eficiência e com maior qualidade.

A conciliação desses fatores pode fazer toda a diferença para a corporação. Dessa maneira, é imprescindível que a busca seja cautelosa, independente do porte ou segmento econômico do empreendimento.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.